Úton a profizmus felé

A projekt menedzsment

Publikálta: Haraszti Mihály      Kategória: Stratégia      Dátum: 2018.01.09.

Ha alapfelhasználói szinten elsajátítod az elmetérképek használatát, és helyesen felmérve a saját és versenytársaid versenypozícióját az aranyásó modell szerint dolgozod ki stratégiádat és vállalkozásod gyakorlati aspektusait, kampányait, akcióit, máris nyugodtan alhatsz, mivel bizonyosan az elsők között leszel a piaci küzdelemben. Ha pedig profi módszerekkel szeretnél uralkodó pozíciót elfoglalni, van még egy tudomány, amiben el kell kissé mélyedned, és ez a projekt menedzsment.

 

Miután a projekt menedzsmentnek is könyvtárnyi irodalma van, naivitás lenne hinni, hogy egy rövid blogbejegyzésben akárcsak a leglényegesebb vonásait is össze tudom foglalni. Ezt a bejegyzést tekintsd kedvcsinálónak, hogy személyes és a vállalkozásod igényei szerinti mélységben ismerkedj meg e kimagasló jelentőségű tudománnyal.

Ha építkezel, ha új irodába szeretnél költözni, ha új kampányt tervezel, ha…., ha….., ha….és sorolhatnám hosszan a lehetőségeket, a projekt menedzsment az, ami a gondok nagy részét leveszi a vállaldról.

Tudni fogod, hogy

  • az elképzelésed a tervezett határidőn belül egvalósítható-e
  • a tervezett költségkeret elegendő-e
  • a rendelkezésekre álló erőforrások elegendőek-e

vagyis biztos lehetsz benne, hogy nem érnek kellemetlen meglepetések és eléred a célodat.

A projekt fogalma

 

Először is tisztázzuk, mit is értünk a projekt fogalmán, mivel sokan úgy használják e kifejezést, hogy nincsenek igazán tisztában a projekt mibenlétével.

A projekt

  • egyszeri, nem ismétlődő összetett feladat elvégzésére irányul,
  • egyértelműen, világosan meghatározott célrendszere van,
  • adott költségvetési és időkerete van,
  • hozzárendelt erőforrásai vannak,
  • meghatározott kezdő és befejezési időpontja van.

A vállalkozások világában a projekt legtöbbször a stratégia elkészítését, és a marketing keretében végzett tevékenységet, pl. konkrét kampányok formájában testesül meg.

A projektet legegyszerúbben egy háromszög képében tudjuk elképzelni:

A projekt akkor fog teljesülni, ha a háromszög be van zárva. Ezt úgy lehet elérni, hogy

  • ha nem áll elegendő erőforrás rendelkezésre, a projekt lassabban készül el, amin a tervezett idő növelésével vagy a célok csökkentésével lehet segíteni,
  • ha a rendelkezésre álló idő alatt nem lehet elvégezni a projektet, növelni kell az erőforrásokat, melyek lehetővé teszik az időtartam lerövidítését, zvagy csökkenteni kell a célokat,
  • ha nem áll elegendő erőforrás rendelkezésre, és az idő sem növelhető, nincs más hátra, csökkenteni kell az á célokat.

Tapasztalataim alapján úgy vélem, most talán azt gondolod, neked nincs szükséged ennyire tudományos módszerekre, hiszenn eddig is egyedül, vagy néhány vezető társaddal is jól elireányítottad vállalkozásod.

Ha ez így lenne – bármilyen kellemetlen számomra, mégis ki kellene mondanom -, hogy máris bebizonyítanád, hogy nem a vállalkozók azon csoportjába tartozol akik rendelkeznek hosszú távú célokkal, és el is szántak, hogy el is érjék őket. Bízom azonban benne, hogy Benned is van annyi önbizalom, hogy merj nagyokat álmodni, és annyi eltökéltség, hogy olyan dolgokat is megtanulj, amire ma még látszólag nincsen szükséged, ugyanakkor éppen ezeknek a dolgoknak az elsajátítsága és alkotó alkalmazása fog versenytársaid fölé emelni. Inkább szerezz legalább alapszintű gyakorlatot a mai, egyszerűbb projektjeid profi tervezésével, mint hogy akkor kezdj kapkodni, amikor versenytársaid már meg is előztek.

A stratégia fogalma gyakorlati szemmel

 

Eddig a stratégia fogalmát elméletileg közelítettük meg, amikor azt állítottuk, hogy két kérdésre keresi a választ:

  • hova kívánok eljutni (célok)?
  • hogyan kívánok oda eljutni (módszerek és eszközök)?

Ha a stratégiát valóban meg is kívánjuk valósítani, ki kell egészítenünk egy újabb kérdéssel:

  • honnan kívánunk oda eljutni (kiinduló helyzet)?

A honnan -. hova kérdéssel “áll helyre a rend”, vagyis valósul meg az egyik leglényegesebb szemléleti kérdés, miszerint a vállalkozás egy folyamat.

A folyamat fogalma

 

Saját vállalkozásunk megértéséhez és sorsának tudatos alakításához tisztában kell lennünk a folyamat helyes értelmezésével.

A folyamat: egy vagy több tevékenység, amely értéket növel úgy, hogy a rendelkezésünkre álló erőforrás készletet (tudás, anyagok, eszközök) átalakítja javakká és/vagy szolgáltatásokká a vevő számára, ezzel megvalósítva az értékteremtést.

Mi ebben a lényeg számunkra? A tevékenységek sorozata, melyeket már teljes körűen számba tudunk venni, összefüggéseikben tudunk kezelni, erőforrásokat tudunk hozzárendelni.  Ezek olyan elengedhetetlen feladatok, melyek magas színvonalú elvégzése nélkül komolyan vehető vállalkozást el se lehet képzelni.

Képzeld el, hogy egy karácsonyi értékesítési kampányt tervezel. Számos cég karácsonykor realizálja éves bevételeinek akár 40%-át, tehát a kampány sikere kritikus jelentőségű a vállalkozás számára.

Milyen feladatokat kell elvégezned?

a. Projekt kialakítás
  • a projekt célja
  • az elérendő eredmények
  • a várható költségek nagysága
  • a projekt mérőszámai

meghatározása.

b. Tervezés
  • az elvégzendő összefoglaló- és részfeladatok
  • a feladatok felelőseinek
  • a feladatok közötti logikai kapcsolat
  • a feladatok időbeni
  • a feladat elvégzéséhez szükséges erőforrások
  • a feladatok költségeinek

meghatározása.

c. Szervezés
  • a szervezet és a projekt kapcsolata
  • a prjektteam
  • az ellenőrzés
  • a követendő módszertan
  • a kommunikáció

kialakítása.

d. Végrehajtás
  • a kommunikáció végrehajtása, végrehajtatása
  • a projekt folyamatának nyomon követése, ellenőrzése
  • az erőforrás ráfordítás ellenőrzése
  • minőségellenőrzés
  • az esetleges krízishelyzetek elhárítása, a szükséges módosítások jóváhagyása
  • minőségellenőrzés
e. Értékelés
  • a projekt eredményeinek értékelése
  • a tanulságok levonása
  • személyi értékelés

Mikor lesz sikeres a kampányod?

A projekteket egy másik háromszög alapján szokták értékelni:

Sokan automatikusan rávágnák: sikeres a projekt, ha időben, a tervezett költségkereten  belül, kiváló minőségben elértük a projekt célját.

A válasz azonban nem ennyire egyszerű. Karácsonyi értékesítési kampányról lévén szó:

  • ha időre elkészült a projekt, de akadtak minőségi problémák, a projekt még lehetett sikeres
  • ha megfelelő minőségben, időre elkészült a projekt, de túllépte a költségkeretet, a projekt még lehetett sikeres
  • ha megfelelő minőségben, a tervezett költségkereten belül elkészült a projekt, de időben csúszott, a projekt kudarcot vallott.

Mi ebből a tanulság?

A projekt hatóköre (célrendszere) általában összetett, nem egyetlen feltételben meghatározott. Ebben az esetben a céloknak is van hierarchiája. Rendkívül fontos ezért, hogy már a projekt megfogalmazásakor le legyen szögezve, hogy milyen feltételek teljesülése esetén tekinthető sikeresnek a projekt.

Ez az oka, hogy sokan meghatározónak tekintik a kritikus út meghatározását. A kritikus utat azon feladatok összessége jelenti, melyek csúszása esetén az egész projekt csúszik.

Javaslom, hogy vedd elő a már befejezett projektjeid valamelyikét, és a fentiek szerint lépésről-lépésre értékeld ki. Meg fogsz lepődni, mennyi mindent csináltál jól a jelenlegi tudásod alapján is, és az elégedettséged csak nőni fog, ha sikerült kedvet csinálnom a témában való fokozottabb elmélyülésre.

A baj tanulság az, ha azt kell látnod, mennyi mindent rontottál el. Ekkor se csüggedj, hiszen a jövő a Tied.

Azzal kellene zárnom, amivel kezdtem, Amit ebben a bejegyzésben olvashattál, az még ahhoz is kevés, hogy felvillantsak valamit a projekt menedzsment jelentőségéről és áldásos hatásairól.

És mégis: a kis- és középvállalkozások körében nem azt tartom a legjelentősebbnek, amiről nagytudású emberek köteteket írtak össze.

Több évtizedes tanácsadói pályám során meggyőződtem arról, hogy a projekt menedzsment legfőbb haszna a cégen belüli vezetői pozíció és tekintély egyértelmű biztosítása és erősítése, anélkül, hogy szakmai munkán kívül bármiféle eszközt kelljen használni ennek érdekében.

A kérdésnek tapasztalataim szerint sok esetben komoly jelentősége van. a KKV-k körében.

Igen gyakran fordul elő, hogy a vállalkozó gondja saját sikerének túlélése, ami abban nyilvánul meg, hogy a vállakozás fejlődése során eléri saját alkalmatlansági szintjét. Nagyon sokan hosszú időn keresztül komoly munkát végeztek, hogy egyre magasabb szintre emeljék vállakozásukat, de miután ez a szint új és idegen terep számukra, ahol a vetélytársak más szabályok szerint, más eszközökkel, más környezetben küzdenek, segítségre van szüksége. Gondjait szaporítja, hogy számos esetben tulajdonos, vagy vezetőtársai árgus szemekkel figyelik tevékenységét, és nincs ellenükre némi kudarc, melynek ürügyén nagyobb hatalomhoz juthatnak a cégen belül.

A projekt menedzsment módszertana – ha nem is oldja meg az ilyen helyzeteket – képes segíteni e problémákon. Olyan eszközt ad a vezető kezébe, mely objektivitásánál fogva önellenőrző funkciót képes ellátni, ugyanakkor a projektfelelősökkel való szoros együttműködéssel, a projektterv kidolgoztatásával, és a végrehajtás ellenőrzésével objektivizálhatja a munkát, ami megkérdőjelezhetet-lenné képes tenni személyes pozícióját.

A projekt menedzsment tudományában a rendkívül gazdag netes anyagok felhasználásával is komolyan elmélyedhedsz és személyes igényeid szerint tanulhatod és használhatod, amit tiszta szívből ajánlok.

A fenti képen egy ún. Gannt ábrát lát, mely évtizedek óta a projekt menedzsment egyik alapvető eszköze.

Az ábra a Microsoft Projekt programmal készült projektterv egy részletét ábrázolja. Bal oldalon van a strukturált feladatlista, melyeket kis nyilak kapcsolnak össze, melyek  a feladatok közötti kapcsolatok típusát jelképezik.

A Gannt ábra lényege, hogy a feladatokat időben képes ábrázolni, miközben az alsó boxokban az erőforrások, a költségek, és a résztvevő személyek listája jeleníthető meg.

Bár a blog bármikor elérhető erről az oldalról, külön értesítést is kaphatsz a bejegyzések megjelenéséről, ha ellátogatsz a főoldalra és feliratkozol.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címét soha nem publikáljuk. A kitöltendő mezőket * -gal jelezzük.

TörlésElküldöm